Alors on travaille ensemble ?

Mon expérience professionnelle m’a appris quelques vérités dont une qui tombe sous le sens : le Client travaille rarement dans votre bureau.
Et c’est, ma foi, très gênant quand vous avez besoin de partager avec l’équipe client les informations  essentielles à tout bon suivi de projet. Parce qu’il faut bien se l’avouer, si le Client était assis à coté sur le canapé de votre bureau pendant toute la durée du projet, ce serait quand même bien plus simple.
Par exemple :
Moi : “Je vais programmer les phases de tests en semaine 32, et caler la validation en semaine 35″
Le Client : “Oui c’est une bonne idée, mais le problème est qu’en semaine 32 nous avons un séminaire et que P. ne sera pas là pour tester le module de paiement sécurisé”
Moi : “Bon alors je vais passer en semaine 33 les tests et la validation en semaine 36″
Le Client : “C’est bon pour toi P. ?”
P. (le responsable e-commerce qui est assis à coté du Client) : “Très bien, je valide cette proposition”
Voilà en 3mn de discussion une affaire rondement menée. Totalement utopique et fictive et si éloignée de la réalité que ce pourrait-être le début d’un roman de science-fiction.

Le mail pour nous sauver

Heureusement qu’il y a l’email, me direz-vous, qui nous sauve tous de la panade ! Et les fichiers Excel of course… C’est vrai que l’échange de mail est devenu dans l’esprit de beaucoup la panacée pour le suivi de projet. Mais à l’utilisation, le mail se révèle très surfait et surtout source d’erreur, oubli et autres bourdes causeuses de retard.
Qui n’a jamais oublié de joindre le fichier Excel qui contient le planning des travaux, la todo list, les pistes éditoriales, bref la bible du projet lors d’un envoi capital ?
Et qui n’a pas oublié d’ajouter le nouveau destinataire dans la boucle (in da loop) ?
Et qui, mais alors là qui, ne s’est pas retrouvé avec la mauvaise version du fichier, tu sais la 2.09 du 19 novembre pas la 2.1 du 20 novembre ?

Collaboratif… mail + fichiers joints ne sont pas…

Alors, il faut trouver des solutions. Parmi celles-ci, vous avez le super outil de gestion de projet développé en interne pour vos équipes qu’il serait bien d’ouvrir au Client. Et alors ? L’outil a été développé pour la gestion de projet interne et le client ne fait pas partie de vos équipes (Lapalisse, m’entends-tu ?). Donc ce n’est pas adapté, le client vous écoute d’une oreille tout en pensant à ses chers fichiers Excel.
Des solutions en ligne existent qui répondent à la problématique comme par exemple Basecamp, qui est très bien fait je trouve, que j’ai utilisé pendant quelques temps. Inconvénient, et non des moindres, il faut que le client s’approprie l’outil et s’implique dans son utilisation (un tout nouvel outil), ce qui n’est pas évident.

Google Docs mon ami

Parfois les outils les plus simples suffisent au bonheur d’une équipe projet (Agence + Client) et la solution Google Docs me semble répondre à ce besoin de suivi, de partage et de prise en main intuitive.
La solution propose en ligne la création et l’édition des types de fichiers que l’on trouve habituellement dans n’importe quelle suite Office (Tableur, Editeur Texte, Présentation) en offrant la possibilité de partager les documents entre les différents acteurs du projet. Selon le choix de l’administrateur, ceux-ci peuvent uniquement consulter les documents ou les modifier au besoin.
J’y trouve un intérêt particulier pour de la gestion de projet light (sans avoir à tracer les taches effectuées par les uns et les autres, ni autres diagrammes de Gant), on va dire pour partager un planning de réalisation, des textes en lignes à réviser, etc.
Si ce n’est déjà fait, je vous invite à vous créer un compte Gmail et à découvrir Google Documents au plus vite. Pour une utilisation collaborative sur des fichiers de type office, c’est parfait ! Bien sur il faudra recréer vos fichiers modèles… FAUX, une solution d’import de fichier est à disposition…
Aucune raison d’hésiter non ?

Source Photo : Trypode sur Flickr